PRINCIPES DE NEGOCIATION ET PRECAUTIONS A PRENDRE PAR LES PARTIES CONTRACTANTES
Les accords ou contrats ne peuvent être réglementés que par les lois d’une seule juridiction comme le stipule le droit des contrats internationaux qui précise qu’un contrat ne peut être réglementé dans plusieurs juridictions en raison de conflits juridiques potentiels rendant le contrat inapplicable.
Informations générales
Le vendeur devrait être ouvert et franc en fournissant la preuve de l’existence et de la disponibilité du produit durant toute la période couverte par le contrat ; de même que l’acheteur devrait, lui aussi, être franc en fournissant la preuve de ses capacités financières pour financer l’achat (ces opérations sont menées concomitamment par les banques des deux parties contractantes).
Une réticence à divulguer des informations nécessaires ou pertinentes entre les deux banques devrait être considérée comme un fort signal de l’existence d’un potentiel danger de la part de l’un ou l’autre des partenaires.
La prise de contact entre le fournisseur et l’acheteur potentiels est normalement balisée par la fourniture par ce dernier d’un document intitulé « Letter Of Intent » (LOI) accompagnée d’un autre document délivré par sa banque appelé RWA ou BCL pour garantir la disponibilité des fonds.
On ne peut pas vendre quelque chose qu’on ne possède pas. Un vrai vendeur est celui qui possède le produit ou possède une procuration à son nom; ceci lui permet de vendre ledit produit en tant que propriétaire ou détenteur du titre. Dans la plupart des cas, ceci est fait de banque à banque, il est considéré comme le moyen le plus sûr d’échanger des documents. Les acheteurs qui ne peuvent pas fournir de capacités financières ou n’ont aucun moyen financier d’acheter le produit sont en réalité des courtiers qui essaient de maximiser leur rendement en surévaluant le produit en tant que revendeurs. Beaucoup de vendeurs ne fourniront jamais de preuve de l’existence d’un produit à un acheteur qui ne peut ou ne veut pas exhiber sa capacité financière en premier. Après réception de la LOI ou ICPO (Irrevocable Corporate Purchase Order ) qui est un document quasi identique à la LOI mais qui contient un peu plus de détails (voir ci-dessous) adressé par l’acheteur, le vendeur lui enverra le lien vers le CIS (Fiche d’Information Client) à remplir et à renvoyer avec sa copie du passeport et le document d’enregistrement de la société. Si le résultat est positif, le vendeur commencera les formalités de la procédure directe avec l’acheteur. Le document le plus important donc pour le vendeur est la lettre RWA émise par la banque de l’acheteur. L’acheteur peut télécharger ici l’imprimé qu’il remettra à sa banque qui doit le remplir et le signer.
| Voici une estimation des délais nécessaires à la conclusion d’un contrat. Ceci dépend, bien entendu, de la rapidité des partenaires et de leurs banques pour l’accomplissement des étapes.Ce tableau n’est donné qu’à titre estimatif et il est développé par certaines grosses entreprises de négoce, fruit de leur longue expérience du commerce international La chronologie, ci-après, est toujours calculée selon les jours ouvrables – en particulier pour les banques concernées. | ||
| Etapes | Temps maximal | |
| 1 | Après avoir envoyé la LOI ou ICPO et la RWA de l’acheteur à sa banque et après avoir reçu son OK, le vendeur transmettra dans les 24 heures à l’acheteur le contrat de vente et d’achat (SPA). | 24 heures |
| 2 | L’acheteur dispose alors de 72 heures maximum pour signer le SPA et probablement la facture commerciale Pro-Forma (P-F CI). | 72 heures |
| 3 | Après avoir reçu ces documents en format Word avec des signatures électroniques (pas en format PDF!), le vendeur vérifie à nouveau le contrat et le renvoie dans les 24 heures scellé avec son code QR unique cette fois au format PDF. | 24 heures |
| 4 | Après que l’acheteur eut reçu le PDF il a devant lui 72 heures maximum pour émettre l’instrument de sa banque et envoyer la copie du SWIFT MT799 ou MT760 transmis directement à l’adresse électronique protégée du vendeur. Aucun autre intermédiaire ne devra recevoir ce document. | 72 heures |
| 5 | La banque du vendeur confirme le SWIFT auprès de la banque de l’acheteur en suivant le protocole de communication bancaire standard de SWIFT. L’attente peut atteindre 48 heures exprimées en jours ouvrables pour le processus de confirmation.
Cependant, il est parfois difficile de maitriser ce calendrier. |
48 heures |
| 6 | 6 Dans le cas où la banque de l’acheteur a envoyé le document MT799 / Préavis les deux banques vont coopérer sur le MT760 entre elles dans les 72 heures. | 72 heures |
| 7 | Après que la banque du vendeur a confirmé la garantie, ce dernier dispose de 72 heures pour mettre en application les dispositions du contrat. | 72 heures |
LOI (Letter of Intent)/ICPO (Irrevocable Purchase Order)
La Lettre d’Intention n’est pas un contrat. Elle sert à informer le vendeur de l’intention de d’entamer avec lui des négociations pour l’achat d’un produit donné. Elle n’oblige pas contractuellement ni l’acheteur ni le vendeur à conclure la transaction. Elle est juste considérée comme le point de départ d’une négociation qui devrait, théoriquement, déboucher sur la conclusion d’une transaction commerciale. Avant la signature du contrat, les deux parties sont libres de renoncer aux négociations à tout moment, et l’acheteur ne peut être tenu responsable des déclarations contenues dans la LOI.
Les informations bancaires ne sont généralement pas envoyées par lettre d’intention, sauf si l’acheteur et le vendeur se connaissent déjà.
De son côté, l’ICPO est plus détaillée qu’une LOI et doit toujours être adressée directement au vendeur ou à son représentant. Elle doit contenir des données bancaires complètes pour entrer dans la phase contractuelle.
Les deux documents doivent être signés par le représentant légal de la société qui les émets. S’ils sont émis sans signature ou sous la forme d’un e-mail ne figurant pas sur le papier à en-tête de l’entreprise, le vendeur peut ne pas en tenir compte comme il peut entrer en contact avec l’acheteur pour s’assurer de l’authenticité du document et de la véracité des informations contenues.
Shipping Documents
Documentation d’expédition
Les marchandises expédiées sont accompagnées d’un certain nombre de documents. Certains de ces documents sont nécessaires pour que le vendeur soit payé, d’autres sont nécessaires pour que la marchandise puisse être importée dans un pays étranger, d’autres fournissent l’assurance que les produits répondent aux exigences énoncées dans le contrat et qu’ils sont manipulés et expédiés à bord d’un navire en état de navigabilité.
Voici, à titre d’information, une liste des documents d’expédition les plus souvent fournis, ainsi que des explications sur leur fonction.
Facture commerciale
Elle est établie par le vendeur au profit de l’acheteur. Elle détaille les spécifications du produit expédié et le coût total de l’expédition. Cette facture est requise pour que le vendeur reçoive le paiement selon les termes d’une lettre de crédit, et fonctionne comme une facture fiscale pour l’acheteur.
Connaissement
Il est délivré par le transporteur. Il renferme les informations sur les ports d’embarquement et de destination. Il décrit également les conditions de transport. Les connaissements peuvent être négociables ou non-négociables. Un connaissement négociable permet au détenteur du connaissement de changer le port de destination. Un connaissement non négociable signifie que l’envoi sera livré à un port spécifié, et ce port ne peut pas être modifié.
Liste de colisage
C’est simplement un document qui décrit la quantité et le type de produit expédié. Ce document est normalement très détaillé. Pour que le vendeur obtienne un paiement, il est important que la liste de colisage soit identique aux termes du contrat et à ceux qui figurent dans la lettre de crédit.
Certificat SGS de catégorie de poids, de qualité et de condition
Le Certificat SGS est une société d’inspection internationale indépendante qui inspecte l’envoi avant qu’il ne quitte le port et vérifie que les marchandises ont le poids, la nature, la qualité et sont dans un état correct et conforme à ce qui est mentionné dans le connaissement, la liste de colisage et le contrat. Si tout est en ordre, la société émettrait un certificat de SGS qui indique que le produit répondait aux normes au moment de l’embarquement.
Certificat de supervision du chargement / arrimage
Un certificat de supervision de chargement / arrimage est proposé par SGS et couvre les éléments de chargement suivants:
- Une vérification approfondie de l’apparence générale de la cargaison et de tout emballage.
- Vérification que tout le produit est chargé conformément au contrat.
- S’assurer que les procédures de manutention appropriées sont suivies pendant le chargement.
- S’assurer que le moyen de transport est propre et hygiénique.
- S’assurer que l’envoi est correctement rangé, sécurisé et protégé.
Le certificat de chargement/d’arrimage procure à l’acheteur la tranquillité d’esprit que non seulement le produit était en bon état lorsqu’il a quitté l’usine ou l’entrepôt, mais qu’il a été manipulé correctement avant l’expédition. Il est également important pour le vendeur d’obtenir ce certificat car il constitue une preuve supplémentaire, en cas d’incident en cours de route, que toutes les précautions ont été prises pour assurer la livraison à l’acheteur.
Certificat d’origine
Il indique l’origine du produit. Ceci est essentiel lors de l’exportation de produits d’un pays à l’autre. Le certificat d’origine est souvent délivré par l’exportateur, bien qu’il puisse parfois être délivré par un organisme gouvernemental.
Certificat phytosanitaire
Un certificat phytosanitaire indique que l’envoi répond aux exigences phytosanitaires en vigueur dans le pays vers lequel est exportée la marchandise. Les certificats phytosanitaires sont toujours requis pour les plantes et les produits végétaux, car ils peuvent représenter un danger potentiel pour l’écosystème du pays vers lequel ils sont exportés.
Certificat de radiation
Un certificat de radiation indique que l’envoi se situe dans les limites de radiation internationalement acceptables.
Certificat de culture
Un certificat de culture indique la culture à partir de laquelle le produit a été produit. Cela permet d’assurer la traçabilité du produit jusqu’à son origine.
Déclaration de la compagnie maritime
Une déclaration de la compagnie maritime se rapporte au navire à bord duquel le produit voyagera. Il indique normalement que le navire a un certain âge et qu’il est bien entretenu. Ce document est conçu pour fournir l’assurance que le navire est digne de naviguer en haute mer.
Confiance, sérieux, respect des engagements et des délais, confidentialité, discrétion,